Документы 2.0

интеграция с мой склад amocrm

Инструкция по настройке и работе в
формирование документов

Установка виджета

Чтобы установить виджет, вам необходимо быть авторизованным в аккаунте amoCRM.
  • Кликните по кнопке ниже
  • Выберите аккаунт, в который необходимо установить интеграцию
  • Нажмите кнопку "Разрешить"
    7 ДНЕЙ ДЕМО-ПЕРИОД
    После этого откроется раздел "Интеграции" в вашем аккаунте amoCRM и через несколько секунд появится модальное окно установленной интеграции.

    Далее необходимо сделать следующие шаги:
    • Ввести номер телефона для тех. поддержки
    • Нажать кнопку "Сохранить", чтобы завершить установку интеграции в аккаунт amoCRM
    мой склад amocrm
    Для доступа к настройкам необходимо перейти в Расширенные настройки amoCRM. Учетная запись должна обладать правами администратора.

    Начало работы

    После установки в меню настройки amoCRM должна появиться вкладка Документы 2.0, при клике на которую будут открываться настройки виджета. Все настройки интеграции происходят
    в этом окне и доступ к ним возможен пользователям с правами администратор.
    Сразу после установки нужно пройти авторизацию в Google Аккаунт выбрав или создав учетную запись на которой будут храниться все шаблоны и сформированные документы. Входе авторизации убедитесь что выдали все запрашиваемые права на доступ к аккаунту(они должны быть выделены галочками).

    Вкладка настройки

    Типы документов

    Создаем типы документов которые мы будем использовать в работе. Создаваемые шаблоны создаются с указанием этих типов, что облегчит поиск и формирование нужного документа.


    Юридические лица

    Добавьте ваши юр. лица, заполните реквизиты и соответствующие расчетные счета, чтобы при генерации документа можно было удобно заполнить необходимые данные.


    Значения по умолчанию
    Выбираем данные юр.лица которые у нас будут по умолчанию подставляться в формируемы шаблон документа. Это удобно когда для работы компании вы используете одно юр.лицо, либо основная часть документов формируется на него. Вы всегда можете при формировании документа выбрать другое юл.лицо на вкладке документы.
    Юр.лицо - выбираем из созданных у вас компаний
    Расчет.счет - выбираем из тех счетов которые используются для работы
    Скидка - есть возможность установить скидку в процентном соотношении или числом.
    Ставка НДС,% - задаем ставку НДС с которой работаем
    Подписи

    Здесь вы можете задать подписи сотрудникам для использования в формируемых документах и задать доступ к ним для пользователей.

    Вкладка Документы

    Эта вкладка предназначена для быстрого доступа к нужным файлам. Здесь отображаются все файлы, созданные с помощью виджета.

    Чтобы облегчить поиск файла, можно использовать фильтры по дате создания, id сделки, шаблона, кем создан, юр.лицу и типу документа. Внизу страницы есть также возможность выбора сколько файлов отображается на одной странице, значения стандартны для amoCRM и составляют 25-50-100 и 200 строк. Чтобы применить выбранные критерии, достаточно указать значения в фильтре и нажать кнопку применить.

    В описании каждого файла на вкладке сразу видны такие детали, как название и тип документа, ссылка на соответствующую сделку, к которой относится файл, имя пользователя, который файл сформировал, а также дата его создания.

    Вкладка Переменные

    В разделе первом разделе можно добавить собственные переменные, которые могут быть комбинацией нескольких переменных, содержать ссылку или просто текстовый фрагмент.
    Пеоеменные

    Добавьте ваши юр. лица, заполните реквизиты и соответствующие расчетные счета, чтобы при генерации документа можно было удобно заполнить необходимые данные.


    Модификаторы

    На вкладке услуги, можно сделать связь с определенным ресурсом. Если у услуги есть хотя бы одна такая связь, то ее можно будет использовать в записи только вместе с одним из выбранных ресурсов. Если связей с ресурсами нет — услугу можно использовать для любого набора ресурсов в записи (скриншот 1). Для того что бы ресурс отображался в этом списке в услуге нужно поставить соответствующий флажок - связь с услугами(скриншот 2). После того как услуга связана с ресурсом, появляется возможность выбора продолжительности ее исполнения\записи по умолчанию(скриншот 3).

    Настройка записи

    Блок Настройки Записей
    Теперь мы можем перейти к самим записям, что бы настроить работу с ними.
    Открываем раздел записи, нажимаем на значок шестеренки в верхнем правом углу, первый пункт который мы видим это
    статусы записей, по умолчанию используется три статуса, название и порядок которых можно изменить, но нельзя удалить.
    - Записан
    - Пришел
    - Не пришел


    мой склад амосрм интеграция
    У статуса можно изменить цвет, поменять название, порядок или добавить нужные вам статусы записи.
    мой склад амосрм интеграция
    Следящий пункт Типы записей позволяет выбрать следующие варианты -
    1. Индивидуальная запись
    2. Групповая запись
    3. Индивидуальная и групповая запись

    Выбор находится на стороне пользователя, нужно выбрать с учетом бизнес процессов вашей компании.
    Соответственно если выбрана индивидуальная запись, то к ресурсу может записаться на единицу времени только один контакт, при групповой несколько контактов третий вариант это комбинированная возможность записи с учетом ресурсов.
    мой склад амосрм интеграция
    В разделе Календарь и запись можно изменить основное окно записей, задав используемый формат - Минута\час - подходит для салонов красоты, репетиторов и т.д. когда продолжительность брони составляет от нескольких минут до нескольких часов
    День - подходит для сервисов аренды, гостиниц когда ресурс бронируется на один день и более.
    мой склад амосрм интеграция
    Можно выбрать несколько режимов отображения с учетом бизнес-процессов, по строкам, столбцам, формат отображения день.
    Для корректного отображения записей и удобства просмотра вы можете задать Шаг времени по умолчанию, Начало дня и Окончание дня. Шаг времени по умолчанию - задает масштаб сетки времени в календаре, который используется при первом входе на страницу календаря. Начало дня - время в календаре будет отображаться начиная с заданного часа, Окончание дня - время в календаре будет отображаться до заданного часа. Ниже пример как измениться отображение записи при смене шага с 30 минут на 5 минут
    Важно Шаг времени по умолчанию, так же влияет на перетаскивание (drag and drop) при этом время начала и окончания изменяются на указанное в данный момент значение.
    Ресурсы, используемые в записи.
    Важно Перед началом работы с окном записи, нужно обязательно выбрать минимум один список ресурсов, для корректной работы и отображении календаря.
    Одиночный выбор - это когда у нас в одной записи может быть только один элемент данного типа ресурса. Пример запись на занятие к репетитору, что предполагает взаимодействие с одним элементом выбора.
    Множественный выбор - когда запись предполагает что может быть несколько элементов данного типа ресурсов, как вариант - организация мероприятия, на котором может быть задействовано несколько человек.
    Если возьмем на примере нашего кейса, то мы создаём в данном кейсе запись на день рождения, клиент обратился для организации Дня рождения, если у нас в таких случаях работает один аниматор, то это Одиночный выбор, если мы предполагаем что возможно на некоторых праздниках могут быть два,три и более аниматоров, то тогда мы указываем что это будет Множественный выбор
    Запрещать запись к ресурсам на одно и то же время
    Это ограничение запись к ресурсам на одно и тоже время, что бы избежать двойной записи к определенному ресурсу, в настройках можно выбрать одновременно всю группу или определенные элементы. Следует учитывать, что если выбрана не вся группы, а отдельные элементы, до при добавлении новых. В нашем примере - на работу вышел новый аниматор, его нужно будет добавить вручную. Если настройка выбрана для всей группы ресурсов этого делать не нужно.

    Создание записи

    Работа с окном записи
    Это основное окно для создание записей, здесь доступен следующий функционал

    а. Добавление новой записи и изменение времени записи
    Происходит если выделить свободные ячейки курсором или нажать кнопку добавить в правом углу экрана. Возможность изменить время и ресурс - просто перетащив запись на свободную область, время начала и окончания изменится в соответствии с шагом, который сейчас выбран.


    окно записи
    б. Шаг времени и отображаемая информация
    Можно выбрать интервал отображения времени со следующим шагом - 5, 10, 15, 30 минут и 1 час.
    Индивидуальные или групповые записи.
    Отображаемый период в форматах - день(можно указать любой день, по умолчанию календарь откроется на текущей дате), неделя, месяц.

    окно записи
    в. Просмотр свободного времени у ресурсов
    Белым цветом у ресурса выделено его рабочее время если оно указано в рабочем графике. В левой части окна отображаются типы ресурсов, которые выбраны в настройках, можно расширить или уменьшить длину этой области, для отображения большего количества записей.

    г. Линия времени
    Красная вертикальная линия показывает текущее время и визуально сможет помочь менеджеру при записи день в день.
    система записи Кронос
    Окно создания записи

    Для создания записи нам нужно сделать несколько действий, установить время записи, выбрать необходимые ресурсы, добавить услуги(товары), а так же контакт(список контактов синхронизируется с сущностью контакты в amoCRM).
    Все наша запись готова!
    ПОМОЩЬ И 7 ДНЕЙ ТЕСТИРОВАНИЯ БЕСПЛАТНО
    Вы можете установить и протестировать интеграцию в своем аккаунте amoCRM.

    Нажмите кнопку "Установить", выберите нужный аккаунт и далее нажмите кнопку "Разрешить" - после этого интеграция установится в выбранный аккаунт
    1с amocrm интеграция