Прогнозирование продаж: как рассчитать прогноз на месяц по данным CRM

В CRM открыты сделки на несколько миллионов рублей, но сколько из них закроется в этом месяце? Сумма воронки не даёт ответа: часть клиентов откажется, часть перенесёт решение, а по некоторым сделкам ещё не согласован бюджет.

Прогноз помогает руководителю отдела продаж оценить ожидаемый результат и заранее увидеть разрыв с планом. Разберём три метода и посчитаем прогноз на одном учебном наборе сделок. Расчёт можно повторить в Excel или Google Таблицах.

Короткий ответ. Чтобы рассчитать прогноз продаж на месяц, прибавьте к уже закрытым продажам ожидаемый вклад открытых сделок: сумму каждой умножьте на вероятность успешного закрытия до конца месяца. Если новые заявки успевают пройти весь цикл за оставшееся время, отдельно оцените и их вклад. Сохраните прогноз на дату расчёта, чтобы затем сравнить его с фактом.

Прогнозирование продаж — оценка будущего объёма продаж на заданный период по доступным данным. Прогноз отвечает на вопрос «Какой результат мы ожидаем?», план — «Какого результата хотим достичь?». Они могут различаться.

Например, план - 1,6 млн ₽, а прогноз - 1,45 млн ₽. Разница в 150 тысяч показывает, какой объём пока не обеспечен ожидаемыми закрытиями. Чтобы сократить разрыв, нужно изменить действия команды или условия сделок. Простое увеличение цифры прогноза результата не меняет.

До расчёта договоритесь, что именно считать продажей. В этой статье это сумма сделок, успешно закрытых в CRM за месяц. Она не равна поступлению денег: клиент может внести аванс раньше или оплатить договор позже. Для прогноза оплат нужны суммы и даты платежей, а для бухгалтерской выручки - соответствующие правила учёта.

Зафиксируйте дату среза и период прогноза. Например: состояние CRM на конец 15 октября, ожидаемый результат за весь октябрь. Факт и открытые сделки должны относиться к одному срезу.

Перед выгрузкой уберите дубли, уточните пустые суммы и просроченные даты. Используйте единую базу: например, все суммы в рублях с НДС либо все без НДС. Не смешивайте новые продажи и продления, если сроки и вероятность закрытия у них существенно различаются.

Особенно внимательно проверьте крупные сделки. Один неподтверждённый бюджет может повлиять на итог сильнее, чем десятки небольших заявок.

Выбор зависит от доступных данных и того, как компания продаёт. Для начала достаточно сравнить несколько простых оценок.

Начните с простого ориентира: результата прошлого месяца или того же месяца прошлого года.

Для стабильных продаж без заметной сезонности можно проверить среднее нескольких последних месяцев:
Прогноз = сумма продаж за выбранные месяцы / количество этих месяцев.
Среднее сглаживает колебания, но при устойчивом росте или снижении запаздывает.

Если менялись цены, ассортимент или каналы привлечения, сравнение требует поправок. Их нужно объяснить и проверить на прошлых периодах.

Метод текущего темпа, или Run Rate, переносит среднюю скорость продаж на весь месяц:
Прогноз = факт с начала месяца / прошедшие рабочие дни × рабочие дни месяца.

Если компания продаёт каждый день, могут подойти календарные дни. Главное - использовать одинаковую базу в числителе и знаменателе. При одной большой продаже в начале месяца такая оценка легко окажется завышенной.

Каждую открытую сделку учитывают с весом - вероятностью успешного закрытия в нужный срок. Для компаний с длинными переговорами это позволяет разобрать ожидаемый результат по конкретным клиентам.

Не складывайте три получившихся прогноза. Они оценивают один и тот же объём разными способами. Сравните их и выясните причину расхождения: например, история показывает сезонный подъём, но текущая воронка его пока не подтверждает.

Возьмём условную B2B-компанию. На конец 15 октября успешно закрыты сделки на 800 000 ₽. В работе четыре сделки. Предположим, что все возможные закрытия октября уже зарегистрированы: новые заявки за оставшееся время пройти цикл не успеют.

Вероятности ниже учебные. Они показывают шанс успешного закрытия до конца октября, а не когда-либо в будущем.

Вклад сделки А: 400 000 × 0,75 = 300 000 ₽. Это расчётный вес: клиент не обязан купить ровно на 300 тысяч. При неизменной сумме договора сделка либо принесёт 400 тысяч в этом месяце, либо не закроется в нём.

Для нашего примера формула прогноза продаж:
Прогноз месяца = факт с начала месяца + сумма ожидаемых вкладов открытых сделок.

800 000 + 650 000 = 1 450 000 ₽.
Чтобы повторить расчёт в Excel, разместите названия сделок в столбце A, суммы - в B, вероятности - в C, вклады - в D. Сделки займут строки 2–5. В C вводите 75%, а не число 75.
Формула B11 применима при ненулевом плане. Закрытые сделки в строки 2–5 не включайте: они уже учтены в B8.

Если у вас короткий цикл, добавьте отдельный компонент: ожидаемый вклад заявок, которых ещё нет в CRM, но которые могут появиться и закрыться до конца месяца. Оценивать его нужно по истории таких продаж на сопоставимых срезах. Не добавляйте сюда текущие открытые сделки повторно.

При плане 1 600 000 ₽ ожидаемое выполнение составит:
1 450 000 / 1 600 000 × 100% = 90,6%.

Разрыв - 150 000 ₽. Теперь руководитель может проверить, что мешает ближайшим закрытиям: согласование условий, неподготовленные документы или отсутствие следующего контакта. Повышать вероятности стоит только при появлении новых оснований.

Вероятность зависит не только от этапа. Сделки на согласовании договора за два дня и за две недели до конца месяца имеют разный запас времени. На результат также влияют сегмент клиента, размер сделки и продолжительность переговоров.

Для первой оценки возьмите прошлые снимки CRM на сопоставимую дату. Найдите сделки похожего сегмента, которые тогда находились на нужном этапе. Посчитайте, какая доля из них успешно закрылась до конца соответствующего месяца.
Вероятность = закрывшиеся успешно до конца месяца / все подходящие открытые сделки на дату снимка.

Например, в учебной выборке было 40 сделок, из них 16 закрылись в срок: 16 / 40 = 40%. Сделки, оставшиеся открытыми в конце месяца, тоже входят в знаменатель. Если учитывать только завершённые сделки, оценка может оказаться завышенной.

При небольшой истории используйте более крупные группы и указывайте число наблюдений. Экспертную оценку менеджера можно применять как временное допущение, но её нужно пометить и затем проверять. Значения из нашей таблицы нельзя автоматически назначать этапам вашей воронки.

Ожидаемая дата закрытия тоже требует основания. Уточните, что должно произойти до неё: согласование бюджета, решение закупочного комитета, подписание договора. Обещание «клиент вернётся в этом месяце» само по себе вероятность не подтверждает.

Сезонность. Сравнивайте одинаковые месяцы нескольких лет и учитывайте изменения бизнеса. Один удачный октябрь ещё не доказывает ежегодный подъём. Если базой выбран прошлогодний октябрь, сезонность уже отражена в его результате: повторное умножение на октябрьский коэффициент может завысить прогноз.

Для взвешенной воронки сезонность может проявляться в скорости принятия решений и вероятностях закрытия. Не добавляйте общий коэффициент поверх расчёта без проверки: исторические веса могли уже учесть этот эффект.

Перенос сделки. Допустим, по сделке Б получено подтверждение, что подписание состоится не раньше ноября. Её октябрьский вклад 240 000 ₽ исключается. Новый сценарий: 1 450 000 − 240 000 = 1 210 000 ₽. Это результат конкретного изменения условий, а не гарантированный минимум продаж.

Длинный цикл. Сделка с общим циклом в полгода может закрыться в октябре, если переговоры уже завершены. Оценивайте оставшийся путь, а не только дату создания заявки. При неопределённом сроке снижайте вес на основании данных и показывайте руководителю причину.

Сохраните прогноз до того, как станет известен результат: дату расчёта, суммы, вероятности и допущения. После окончания месяца сравните с фактом ту же метрику.
Допустим, прогноз был 1 450 000 ₽, а фактически закрыто сделок на 1 300 000 ₽. Прогноз оказался выше результата на 150 000 ₽. Абсолютная процентная ошибка:
|1 450 000 − 1 300 000| / 1 300 000 × 100% = 11,54%.

Один месяц не показывает устойчивость модели. Проверьте несколько прошлых периодов и отдельно сравнивайте прогнозы начала и середины месяца. Фиксируйте направление отклонения: постоянное завышение может указывать на слишком оптимистичные вероятности или регулярные переносы.

При нулевом факте процентная ошибка не определена; при малом факте она нестабильна. В таких случаях полезно смотреть ошибку в рублях и её среднее абсолютное значение за несколько периодов. Эти ограничения описаны в руководстве по оценке прогнозов Hyndman и Athanasopoulos.

Для проверки старого прогноза нужны сведения, доступные на тот момент. Сегодняшняя карточка уже содержит изменённую сумму, этап и результат сделки. Использование этих данных задним числом делает проверку необъективной. Принцип последовательной проверки на прошлом изложен в разделе о временной кросс-валидации.

В amoCRM предусмотрен автоматический прогноз количества сделок и суммы продаж на основе истории - это подтверждает официальная справка. Прежде чем использовать его для управленческой задачи, уточните показатель и горизонт. Приведённая в статье таблица - самостоятельная модель; она не описывает внутреннюю формулу amoCRM.

Если нужен отдельный расчёт, сначала определите данные и правила, затем выбирайте отчёт в таблицах или BI. Для руководителя достаточно видеть факт, прогноз, план, разрыв, изменение с прошлого среза и сделки, которые сильнее всего влияют на результат.

Установите регулярный порядок работы:

1. Менеджеры обновляют суммы, сроки и следующий шаг по своим сделкам.
2. РОП проверяет крупные сделки, переносы и основания для изменения вероятностей.
3. Ответственный сохраняет новый срез и объясняет отличие от прошлого прогноза.
4. После окончания месяца команда разбирает причины ошибки и корректирует правила.

Для старта подойдёт еженедельное обновление; существенный перенос крупной сделки лучше отражать сразу. Старые версии сохраняйте. Организационную часть - роли, действия и контроль - разбираем в статье о внедрении системы продаж.