Внедрение amoCRM для HR‑отдела компании «Генезис»

Внутреннему HR‑отделу требовалась система, которая позволит прозрачно и управляемо вести подбор на ключевые позиции (бизнес‑аналитики, системные аналитики, разработчики, менеджеры по продажам) в условиях активного роста команды.

Основной запрос IT‑компании при запуске HR‑воронки в amoCRM:

• перестать терять отклики и коммуникации с кандидатами из разных каналов (HH.ru, сайт, мессенджеры, почта);
• стандартизировать процесс подбора и убрать «хаос» в ведении кандидатов;
• видеть в одном окне состояние всех вакансий и этапы по каждому кандидату;
• сократить сроки закрытия ключевых позиций за счет автоматизации и прозрачной аналитики;
• усилить управляемость через понятные метрики и отчеты.

Проект внедрения HR‑воронки и сопутствующей аналитики занял 9 недель: от сбора требований, описания процессов и проектирования воронки до запуска, обучения и выхода на стабильную работу.

Единая HR‑воронка

В IT‑компании была настроена воронка HR, закрывающая полный цикл работы с кандидатом — от первого отклика до подписания документов и прохождения испытательного срока.

В этой воронке реализован полный путь кандидата:

• отклик на вакансию;
• первичный просмотр и отбор резюме;
• коммуникация с HR;
• одно или несколько собеседований (HR, техническое, финальное);
• тестовые задания (при необходимости);
• согласование и отправка оффера;
• подписание документов и выход на работу;
• сопровождение на испытательном сроке.

Интеграция с HH.ru и сайтом

Воронка интегрирована с HH.ru.

Отклики по размещенным вакансиям автоматически создают сделки в amoCRM:

• кандидат сразу попадает в HR‑воронку;
• подтягиваются контактные данные и информация из отклика (резюме);
• назначается ответственный HR и ставится задача для дальнейшей работы.

За счет этого исключен ручной перенос данных и риск потерять отклик.

Сценарии по должностям внутри одной воронки

Внутри одной HR‑воронки настроены разные сценарии прохождения этапов в зависимости от должности:

• бизнес‑аналитик (BA),
• системный аналитик (SA),
• разработчик,
• менеджер по продажам.

Для каждой роли:

• определен собственный набор этапов интервью (HR‑интервью, одно или несколько технических собеседований, финальная встреча с руководителем);
• предусмотрены тестовые и практические задания там, где это нужно;
• настроены свои напоминания, задачи и переходы между этапами.

Логика маршрутизации кандидата по этапам и ветвления по должностям реализована через конструктор бизнес-процессов Прометей, что позволило сделать процесс наглядным и управляемым без «зашитой» логики в головах HR специалистов.

Каналы коммуникации с кандидатами

К HR‑воронке подключены:

• Telegram,
• WhatsApp,
• Почта,
• Мах.

Все сообщения и переписка с кандидатами проходят через эти каналы и фиксируются в карточке сделки. HR‑специалисты общаются с кандидатами в привычных для них мессенджерах, но при этом:

• история коммуникации не теряется;
• можно быстро посмотреть, кто, когда и что писал;
• при смене ответственного HR вся переписка остается в CRM.

Поля и структура карточки кандидата

В карточке кандидата фиксируются ключевые данные:

• должность (BA/SA/разработчик/менеджер по продажам);
• источник отклика (HH.ru, сайт, мессенджер, рекомендация);
• ссылка на резюме HH.ru;
• контакты кандидата, город, личные данные;
• опыт и ключевые навыки;
• статус занятости и ожидания по зарплате;
• запланированные/проведенные собеседования;
• результаты интервью и тестовых заданий;
• причина отказа (если кандидат не прошёл отбор или отказался сам).

Это позволяет вести подбор в едином формате и не терять важные детали по пути.

Автоматизация на Прометее

Весь HR‑процесс выстроен на Прометее:

• интеграция HH.ru и amoCRM;
• автоматическое создание задач HR‑менеджеру после новых откликов;
• напоминания о предстоящих собеседованиях кандидатов и дедлайнов;
• контроль сроков выполнения тестовых заданий и реакции кандидатов;
• автоматический перевод по этапам в зависимости от результата интервью;
• фиксация причин отказа по обязательному полю.

За счет этого HR‑отдел работает не «по памяти», а по формализованному процессу: система напоминает, кому нужно позвонить, кому написать, кого перевести дальше или зафиксировать отказ.

Аналитика и отчеты

Для оценки эффективности воронки и работы HR‑отдела настроен виджет KPI отчетов в Google‑таблицах от Генезис.

В отчетах видно:

• сколько откликов получено за выбранный период;
• сколько откликов обработано HR‑специалистами;
• сколько кандидатов получили приглашение на собеседование;
• сколько дошли до каждого следующего этапа;
• сколько кандидатов справилось с заданием;
• конверсии между этапами (отклик → интервью → выполнение задания → собес-е с руководителем → оффер → выход на работу → испытательный срок);
• динамику по вакансии;
• сколько и какие были причины отказов.

Это позволяет оперативно видеть «узкие места» (на каком этапе падают кандидаты) и принимать управленческие решения: менять тексты вакансий, корректировать этапы, перераспределять нагрузку между HR.

Единая воронка для разных ролей
Требовалось сохранить простоту работы для HR и одновременно учесть разные сценарии подбора для BA, SA, разработчиков и менеджеров по продажам. Это решено через ветвление логики на Прометее и набор обязательных полей.

Централизация коммуникаций
Раньше часть общения с кандидатами уходила в личные чаты и почту. Перевод всех каналов (Telegram, WhatsApp, почта, Мах) в единую систему потребовал перестройки привычек HR‑ов и обучения.

Настройка аналитики «от отклика до выхода»
Важно было не просто видеть количество откликов, но и прозрачно считать конверсии на каждом этапе, вплоть до подписания документов и прохождения испытательного срока. Для этого продумали структуру этапов и систему отчетности.

Скорость обработки откликов

До внедрения: в среднем HR выходил на связь с кандидатом в течение 24 часов после отклика.
После внедрения: первое касание происходит в течение 2 часов (за счет автоматического создания сделок и задач).

Время реакции сократилось на 90%, что позволило забирать более «горячих» кандидатов с рынка.

Обработка входящего потока кандидатов

До: часть откликов с HH.ru и сайта терялась или обрабатывалась с большой задержкой, в работу доходило около 60–65% обращений.
После: в amoCRM попадает и обрабатывается 100% всех откликов, так как они автоматически создаются в воронке и закрепляются за ответственным HR.

Потери откликов снизились с ~35–40% до 0%.

Конверсии по этапам HR‑воронки

• Конверсия из отклика в приглашение на собеседование выросла с 20% до 35% за счет стандартизированного первичного отбора и быстрой реакции.
• Конверсия из приглашения в проведенное собеседование увеличилась с 60% до 80% благодаря напоминаниям и удобной коммуникации через Telegram/WhatsApp/Мах.
• Конверсия из собеседования в оффер выросла с 25% до 35% за счет прозрачной фиксации результатов интервью и согласования решения внутри CRM.

Срок закрытия вакансий

До: средний срок закрытия вакансий (BA, SA, разработчики, менеджеры по продажам) составлял около 45 дней.
После: средний срок сократился до 30 дней.

Сокращение срока закрытия ключевых позиций — примерно на 33%.

Нагрузка и эффективность HR‑команды

До: один HR мог качественно вести до 20–25 активных кандидатов одновременно, при этом часть задач «держалась в голове».
После: за счет автоматизации задач и напоминаний один HR стабильно ведет 35–40 кандидатов без потери качества коммуникации.

Продуктивность HR‑специалистов выросла примерно в 1,5 раза.

Прозрачность и управляемость процесса

До: руководству было сложно быстро ответить на вопросы «сколько кандидатов на каждом этапе», «где мы теряем людей» и «почему долго закрывается та или иная вакансия».
После: через KPI‑виджет и отчеты в Google‑таблицах видно:

• общий объем откликов за период;
• сколько из них обработано HR;
• конверсию по каждому этапу;
• количество кандидатов на испытательном сроке.

Это позволило оперативно принимать решения: корректировать тексты вакансий, добавлять/убирать этапы, перераспределять нагрузку между HR.

Формируем состав специалистов под каждый проект, которые строят систему продаж и реализуют любые пожелания, чтобы достичь максимального результата.

В кейсах раскрываем, как мы создаём систему продаж на базе amoCRM, которая масштабируется вместе с компанией без потери качества в работе с клиентами