Главная
/
Кейсы
/
Контроль и прозрачность формирования и отправки документов

Автоматизация бизнес-процессов и документооборота для сервисного центра

благодаря настройке сводных таблиц через виджет "Экспорт в Google-таблицы"

Контроль формирования и отправки документов

благодаря автоматической генерации документов с помощью виджета "Документы 2.0"

Автоматическое формирование документов

за счет настройки необходимых сценариев в конструкторе бизнес-процессов "Прометей"

Автоматизация бизнес-процессов

компания

Bitstop

город

78 регионов РФ

команда

110 менеджеров + РОП

Компания Bitstop — федеральная сеть автостекольных станций, специализирующаяся на производстве, продаже, установке и ремонте автомобильных стекол.

Сеть включает более 110 сервисных центров в 78 регионах России, предлагая клиентам широкий ассортимент автостекол от ведущих производителей и профессиональные услуги по их установке и обслуживанию.

Автостекольный бизнес

Рассказывает

Мария

бизнес-аналитик Генезис

Состав работ в кейсе

Причины обращения:

У компании BitStop большая сеть сервисных центров и по факту оказания услуг для каждого филиала необходимо формировать акты выполненных работ. Процессом формирования документации занимались специалисты отдела бухгалтерии и этот процесс за счет ручного ввода данных занимал длительное время.

Было принято решение автоматизировать данный процесс с использование конструктора бизнес-процессов Прометей.

Задача: автоматизировать документооборот с помощью конструктора бизнес-процессов и устранить ошибки ручного заполнения

Задачи, которые предстояло решить:

Сформировать процесс автоматического заполнения данных в поля карточки сделки после экспорта исходной документации в amoCRM.
Настроить процесс заполнения новых полей в карточке сделки для последующего формирования необходимых документов.
Сформировать процесс для автоматической генерации документов на выделенном этапе воронки
Устранить ошибки ручного заполнения данных

Решение: комплексная настройка бизнес-процессов в amoCRM с помощью конструктора Прометей

Для решения этих задач была проведена детальная настройкой бизнес-процессов, соответствующих специфике работы компании BitStop. Система была настроена таким образом, чтобы каждые этапы по формированию документации контролировались автоматически.

Что было реализовано нами:

Гибкая настройка бизнес-процессов:

В amoCRM через конструктор "Прометей" реализованы автоматизированные процессы по заполнению данных в поля карточки сделки.

Созданы сценарии работы по загрузке новых данных для формирования необходимой документации.

Подключен и настроен на выделенном этапе воронки виджет "Документы 2.0" для автоматической генерации документов по заданным значениям полей.

Подключен и настроен виджет "Экспорт в Google-таблицы" для формирования сводной таблицы генерируемых документов.

Результаты: автоматизация бизнес-процессов, сокращение времени формирования документации, сводные отчеты в удобной таблице

До внедрения "Прометей", все данные по сделкам собирались вручную в таблицах, что приводило к множеству ошибок, упущений и задержек. Не было прозрачности в процессе, отдел бухгалтерии не мог эффективно и быстро формировать документы после выполнения работ, что затрудняло управление и планирование.

Каких результатов мы достигли:

Автоматизация бизнес-процессов
За счет настройки необходимых сценариев в конструкторе бизнес-процессов "Прометей".

Автоматическое формирование документов
Благодаря автоматической генерации документов с помощью виджета "Документы 2.0"

Контроль формирования и отправки документов
Благодаря настройке сводных таблиц через виджет "Экспорт в Google-таблицы"

Внедрение "Прометей" позволило уменьшить время на формирование документации, повысив скорость их формирования и контроль. Ускорился процесс согласования документов, снизился уровень ошибок и повысилась общая продуктивность сотрудников.

и проведем онлайн-диагностику — покажем, как выглядят отлаженные процессы продаж в CRM и каких показателей можно достичь в вашей сфере.

Найдем решение ваших задач

Внедрение данных решений позволило компании Bitstop значительно улучшить управление партнерской сетью, повысить эффективность маркетинговых активностей и обеспечить высокое качество обслуживания клиентов.