1С УТ 11: как работать с заказами, реализацией и оплатами клиентов
Разберем работу с продажами в 1С УТ 11 от заказа до взаиморасчетов. Руководство — для менеджеров и руководителей торговых компаний. Ориентируемся на УТ 11.5: команды и доступные функции зависят от релиза, настроек и прав пользователя.
Короткий ответ. Для продажи с предварительным заказом сначала зафиксируйте состав поставки и условия оплаты, проверьте обеспечение товара, выставьте счет. Затем отразите фактические платежи, оформите реализацию и складскую отгрузку, сверьте расчеты. Последовательность оплаты и отгрузки зависит от договоренности с клиентом: возможны предоплата, оплата после поставки и несколько этапов.
Что такое 1С УТ 11 и как в ней устроены продажи
У документов разные задачи:
Объект | Для чего нужен | Что проверить менеджеру |
Заказ клиента | Зафиксировать будущую поставку и ее условия | Товары, количество, сумму, сроки |
Счет на оплату | Передать клиенту сумму и реквизиты для платежа | Основание, получателя, нужный этап оплаты |
Реализация товаров и услуг | Отразить продажу в учете | Состав фактически продаваемых товаров и связь с заказом |
Складские документы | Оформить движение товара по принятой схеме склада | Завершение отгрузки, количество |
Платежные документы | Отразить движение денег и расчеты | Подтверждение поступления и его назначение |
«Счет отправлен», «товар отгружен» и «деньги поступили» могут относиться к разным датам.
Что проверить перед оформлением продажи
Клиент, организация и условия расчетов
Уточните цену, скидку, срок поставки и график платежей. Например: 30% до отгрузки, оставшиеся 70% — в течение пяти дней после нее. В УТ условия могут задаваться соглашением с клиентом; договор и соглашение выполняют разные функции. Официальное описание условий продаж объясняет эту связь.
Основание расчетов должно согласовываться в заказе, реализации и платежах.
Товары, цены и доступный остаток
Не обещайте отгрузку по одному общему остатку. Часть товара может быть зарезервирована под другие заказы. Уточните свободное количество, ожидаемые поступления и дату, к которой получится обеспечить поставку.
Заказ клиента в 1С УТ 11: условия и контроль выполнения
Заказ клиента помогает контролировать этапы между согласованием покупки и исполнением. Его также ищут как «заказ покупателя»; в рассматриваемой конфигурации документ называется «Заказ клиента».
Какие данные указать в заказе
При создании заказа последовательно проверьте:
- Клиента, контрагента и организацию продавца.
- Соглашение и договор, если они используются.
- Склад, номенклатуру, характеристики и количество.
- Цены, скидки, итоговую сумму и согласованные сроки.
- Этапы оплаты, обеспечение товара и условия доставки.
Сравните заказ с последним согласованным предложением. При изменениях убедитесь, что склад и ответственные сотрудники получили актуальные сведения.
Чем статус отличается от состояния заказа
Проверяйте отдельно оплату, обеспечение и отгрузку. При отказе клиента зафиксируйте причину закрытия заказа и проверьте резерв и незавершенные расчеты.
Как проверить резерв и срок отгрузки
Назначьте ответственного за проверку дефицита. При задержке поступления согласуйте новый срок поставки с клиентом.
Как выставить счет на оплату
В УТ счет может быть сформирован как печатная форма заказа либо учитываться отдельным документом — способ зависит от настроек. Производитель предусматривает оба варианта работы со счетами.
Перед отправкой проверьте получателя, банковские реквизиты, основание и сумму нужного этапа оплаты. Определите, кто отслеживает платеж и связывается с клиентом при задержке.
Как оформить реализацию товаров и проверить отгрузку
Оформление продажи и физическое движение товара могут учитываться раздельно. При ордерной схеме нужны соответствующие складские действия: сама реализация не доказывает завершение отгрузки. Такая возможность предусмотрена в складском функционале 1С.
Проверьте проведение документов и передачу товара. Расхождения согласуйте с клиентом и ответственным за учет. Перед повторным оформлением выясните состояние первой реализации.
Как учитывать оплаты и сверять взаиморасчеты
Сверьте плательщика, организацию-получателя, сумму и объект расчетов — основание, к которому отнесены деньги. Если платеж связан с другой продажей, проверьте его отражение с ответственным за учет.
При частичной оплате фиксируйте, какой этап выполнен и когда ожидается остаток. Не считайте неоплаченный остаток автоматически просроченным: сравните его с согласованным сроком.
Для сверки взаиморасчетов в 1С УТ 11 сопоставьте начальный остаток, продажи, оплаты и корректировки за одинаковый период. При необходимости оформите акт сверки. Возможности анализа задолженности и сверки подтверждает описание взаиморасчетов 1С.
Пример продажи с частичной предоплатой
Этап | Действие | Что должно быть понятно после проверки |
Заказ | Зафиксировать 10 единиц на 100 000 ₽ и график оплаты | Согласованы состав, сроки и условия |
Предоплата | Выставить счет на первый этап и отразить поступившие 30 000 ₽ | Первый этап оплаты выполнен |
Подготовка | Проверить обеспечение всех 10 единиц | Товар доступен к согласованной поставке |
Отгрузка | Оформить реализацию и необходимые складские документы | Переданы все 10 единиц |
Остаток оплаты | Проконтролировать 70 000 ₽ к установленному сроку | Известна сумма и дата следующего платежа |
Завершение | Отразить второй платеж и сверить расчеты | Остаток по этой продаже — 0 ₽ |
Расчет предоплаты: 100 000 × 30% = 30 000 ₽. После полной поставки неоплаченная часть составляет 100 000 − 30 000 = 70 000 ₽. До наступления согласованного срока это не просроченная оплата.
Заказ на 100 000 ₽ отражает договоренность, первый платеж — поступление 30 000 ₽. Полная поставка и завершение оплаты происходят позднее. Руководителю нужно видеть эти события отдельно.
Как проверить результат в отчетах по продажам
- Что продано? Анализируйте продажи по товарам, клиентам или менеджерам.
- Что еще нужно исполнить? Проверяйте выполнение заказов и обеспечение.
- Кто и сколько должен? Смотрите расчеты и задолженность клиентов.
- Какие деньги фактически поступили? Проверяйте движения денежных средств.
Если итоги не совпадают, сравните период, отборы и смысл показателя. Заказанная сумма, реализация и платежи отражают разные события. Подробнее о представлении показателей — в статье про CRM-отчеты и визуализацию данных.
Частые ошибки и чек-лист завершения продажи
Чаще всего проверку стоит начинать с четырех ситуаций:
- Счет отправлен, оплаты не видно. Уточните, поступили ли деньги и куда отнесен платеж.
- Товар есть, а поставку выполнить нельзя. Проверьте характеристику, склад и резервы.
- Реализация оформлена, клиент ждет товар. Сверьте складские действия и передачу поставки.
- Заказ закрыт, расчеты остались. Проверьте связанные документы и причину закрытия.
Перед завершением продажи пройдите короткий чек-лист:
- 01Реквизиты клиента и продавца согласованы во всех документах.
- 02Поставка выполнена либо согласовано изменение заказа.
- 03Реализация и складские действия проверены.
- 04Оплаты подтверждены и отнесены к нужному основанию.
- 05Оставшиеся обязательства и сроки понятны ответственным.
- 06При закрытии проверены расчеты и оставшийся резерв.
Для невыполненного пункта определите следующий шаг и ответственного.
Частые вопросы
Да, если это соответствует настройкам и принятому процессу. Заказ полезен для контроля будущей поставки, обеспечения, сроков и этапов оплаты.
Счет передает условия платежа. Проверьте поступление денег и их отражение в расчетах. Возможны задержка платежа, частичная оплата или отнесение денег к другому основанию.
Часть товара может быть занята другими заказами. Также отличаются склады и характеристики. Проверяйте доступное количество для нужной позиции и конкретной поставки.
Платеж может поступить до или после отгрузки. Сверьте период, организацию и связанные документы: разница сама по себе не доказывает ошибку.
Когда стоит связать 1С УТ 11 с amoCRM
В таком процессе менеджеру важно видеть товары, заказ и результат оплаты рядом со сделкой. В пользовательской инструкции интеграции Генезис описаны создание заказа из amoCRM, подбор номенклатуры и получение печатных форм из 1С. Обратный обмен изменениями заказа зависит от включенной настройки.
У передачи оплат есть существенное условие: по инструкции платеж в 1С должен быть проведен по заказу или реализации. При проведении по договору информация об оплате не передается. Поэтому до подключения согласуйте объекты расчетов и правила работы команды.
Определите, где создается заказ, кто изменяет его после согласования и какие сведения нужны в карточке сделки. Затем проверьте совместимость конкретной конфигурации, релиза и доработок с выбранным модулем.
Если ваша команда работает в обеих системах, посмотрите, как устроена интеграция 1С и amoCRM от Генезис. Это следующий шаг для связи работы менеджера с заказами, документами и оплатами в учетной системе.
