Автоматизация сложных бизнес-процессов и документооборота для рекламного агентства

DVG Media – ведущий игрок на российском рекламном рынке с более чем 20-летней историей, предлагающий большой спектр рекламных решений: от наружной и indoor-рекламы до рекламы на транспорте.

С 2009 года компания занимается согласованием, изготовлением и проектированием информационных и рекламных конструкций по всей территории России. По данному направлению DVG Media имеет уникальные компетенции, не имеющие аналогов, что позволяет уверенно занимать лидирующие позиции.

Сложность услуги по согласованию заключается в том, что регламенты по согласованию в регионах отличаются друг от друга. Это связано с тем, что размещение информационных конструкций регулируется правилами благоустройства территорий, которые попадают под действие федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

И, как следствие, нет единого подхода к квалификации информационных конструкций и единых требований к размещению и содержанию таких конструкций на территории Российской Федерации

В бизнес-процессах компании по согласованию информационных и рекламных конструкций участвует множество сотрудников и подрядчиков.

Основные сложности:

• Большое количество сотрудников из разных отделов, которых необходимо подключать в нужный момент

В процессе оказания услуги участвуют менеджеры проектов, архитекторы, дизайнеры, сотрудники по документообороту, сотрудники по согласованию и секретарь. Важно, чтобы каждый из них подключался к процессу строго в нужный момент, что раньше приходилось контролировать вручную.

• Работа с подрядчиками

В проекте могут участвовать внешние подрядчики на любом этапе оказания услуги, если определенные обстоятельства требуют их включения.

• Региональная специфика услуг и регламентов

DVG Media работает по всей России, а требования и регламенты различаются от региона к региону. Возникает проблема следования регламенту конкретного региона, с чем связаны ошибки менеджеров и задержки по проектам.

Проект стартовал в июне 2022 года и развивается по сей день. За это время на бизнес-анализ и настройку потребовалось более 5 миллионов рублей, а на используемые инструменты около 1 миллиона. На данный момент проект прошел 3 релиза, в течении которых происходят необходимые правки и доработки процессов, а также оптимизация системы в целом.

Для решения этих задач была внедрена amoCRM с детальной настройкой бизнес-процессов, соответствующих специфике работы компании DVG Media. Система была настроена таким образом, чтобы каждый этап взаимодействия с клиентами и подрядчиками, а также внутренние процессы в компании, контролировались автоматически.

Мы полностью автоматизировали процессы, учли региональные особенности согласований и обеспечили распределение заявок по ответственным сотрудникам в зависимости от задачи. Ключевым элементом стал инструмент для работы с дочерними сделками — каждая из них отвечает за отдельную услугу, что позволяет вести несколько процессов параллельно.

2.Дочерние сделки – ключевое решение проекта:
В процессе продаж у клиента может быть несколько услуг, каждая из которых требует отдельной работы.
Вместо того чтобы вести один длинный процесс, внедрена логика дочерних сделок: каждая дочерняя сделка отвечает за одну конкретную услугу, в то время как основная сделка отвечает за сам процесс продажи.

Это позволило:

• Вести несколько процессов одновременно, ускоряя выполнение проекта.
• Автоматически синхронизировать данные между сделками без ручного ввода.
• Исключить пересечения и дублирование задач между разными сотрудниками.
• Включать в процесс дополнительных подрядчиков без влияния на основную сделку.
• Отображать в карточке основной сделки сводную информацию о статусах всех услуг в одном месте.

3.Настройка аналитики и контроля
Все процессы разделены на две основные воронки: «Продажи» и «Основные работы». Это позволило отслеживать важнейшие показатели эффективности, такие как конверсия по сделкам, сроки ответов, загруженность менеджеров, а также сроки оказания услуг.

Реализация столь масштабного внедрения потребовала значительных усилий:

• Длительность: проект разрабатывается более 2 лет, происходят постоянные доработки под новые задачи и оптимизация системы
• Сложность: созданы десятки уникальных процессов, зависящих от региона и типа оказываемой услуги.
• Затраты: инвестиции в автоматизацию составили более 5 млн рублей, включая настройку, обучение персонала и адаптацию системы. А также затраты на используемые инструменты составили около 1 миллиона рублей.
• Обучение: сотрудникам потребовалось несколько месяцев на полную адаптацию к новой системе.

До внедрения amoCRM, все данные по сделкам собирались вручную в таблицах, что приводило к множеству ошибок, упущений и задержек. Не было прозрачности в процессе, команда не могла эффективно отслеживать выполнение проектов, что затрудняло управление и планирование.

После внедрения системы:

• Все сделки теперь отслеживаются в одном месте с возможностью видеть полную картину по каждому клиенту и проекту.
• Вся информация о сделках и задачах становится доступна для всех участников процесса в реальном времени, что ускоряет принятие решений и выполнение задач.
• Конверсия по сделкам, сроки оказания услуг и активность менеджеров теперь отслеживаются автоматически, что дает точные данные для анализа и планирования.
• Автоматическая выгрузка данных позволяет компании быстро генерировать отчеты и анализировать эффективность работы команды, выявлять узкие места в процессе и оперативно принимать меры.

Внедрение amoCRM позволило уменьшить время на обработку сделок и управление проектами, повысив их прозрачность и контроль. Ускорился процесс согласования документов, снизился уровень ошибок и повысилась общая продуктивность сотрудников.

Формируем состав специалистов под каждый проект, которые строят систему продаж и реализуют любые пожелания, чтобы достичь максимального результата.

В кейсах раскрываем, как мы создаём систему продаж на базе amoCRM, которая масштабируется вместе с компанией без потери качества в работе с клиентами