Оптимизация CRM для "Ярославские моторы и запчасти"

Компания обслуживает клиентов в нескольких регионах и работает с разными часовыми поясами. Главная задача компании - оперативно отгружать продукцию в любых объемах по всей России и странам СНГ.

Без качественно настроенной CRM добиться слаженной работы просто невозможно. После неудачного внедрения CRM работа компании была неструктурированной, использовались контакты вместо сделок, система была перегружена ненужными виджетами.

Требовалось навести порядок в системе и сделать работу удобной для менеджеров, обеспечив высокое качество оказания услуг.

Какие проблемы стояли:

• В результате неудачного внедрения CRM компания столкнулась с неорганизованной работой: вместо сделок использовались контакты, система была перегружена избыточными виджетами. Это привело к ежедневной блокировке рабочих процессов: менеджеры тратили до 2 часов в день на поиск нужной информации, а 30% заявок терялись из-за отсутствия четкой структуры. В итоге отдел продаж был парализован, что привело к снижению выручки на 15% за квартал.

Без правильно настроенной CRM достигнуть слаженной работы и высокого качества обслуживания было невозможно.

• В компании три юридических лица, и подготовка документов занимала много времени, так как все договоры и спецификации формировались вручную в Word, после чего их приходилось конвертировать в PDF. Это приводило к задержкам в отгрузке продукции на 2-3 дня, а ошибки в реквизитах вызывали претензии со стороны клиентов. В среднем, каждый менеджер тратил до 4 часов в день на подготовку документов, что снижало их эффективность.

• Сотрудники компании сталкивались с неудобствами в коммуникации из-за отсутствия интегрированной телефонии. Основной проблемой было то, что для звонков в Казахстан требовалось использовать местные номера, а для России — российские. Кроме того, звонки не были интегрированы в amoCRM, что затрудняло отслеживание истории взаимодействий и снижало эффективность работы.

Это приводило к потере 20% звонков, так как менеджеры не могли отследить историю взаимодействий. Клиенты ждали обратной связи до 24 часов, что снижало уровень доверия и приводило к потере 10% потенциальных сделок.

Необходимо было решение, которое бы позволяло совершать звонки с местных номеров в обе страны и автоматически сохранять их в amoCRM для удобства аналитики и управления клиентской базой.Также не были подключены ключевые каналы продаж, такие как WhatsApp, Авито и сайт.

Как мы исправили ситуацию?

1. Оптимизировали воронки и карточки сделок
Разделили работу на две четкие воронки:
— «Биржа лидов» – сюда попадают все входящие заявки, чтобы менеджеры могли фильтровать их перед добавлением в основную воронку.
— «Сделки» – воронка для работы с клиентами, которые готовы к покупке. Она начинается с этапа «Реквизиты получены», где происходит непосредственное ведение сделки по продаже товара.

Карточки сделок переработали:
— Все поля сгруппировали так, чтобы менеджеры не тратили время на поиск нужной информации.
— Оставили только важные элементы, убрали перегруженность интерфейса.
— Добавили автоматическое заполнение данных, чтобы минимизировать рутину.

Теперь система работает логично и без лишних действий.

2. Подключили все источники заявок
— WhatsApp – 5 каналов, по одному на каждого менеджера. Теперь клиент не ждет ответа, потому что заявки приходят напрямую в CRM.
— Авито – интеграция с тремя аккаунтами, лиды автоматически попадают в amoCRM.
— CRM Plugin – добавили удобные кнопки на сайт, чтобы клиент мог сразу связаться с менеджером.

3. Настроили телефонию для России и Казахстана
Раньше звонки не фиксировались в CRM, что создавало хаос. Теперь:
— Для России подключили телефонию UIS, номера перенесли с Билайн, звонки сразу попадают в CRM.
— Для Казахстана выбрали Sipuni и настроили интеграцию с местным оператором «Казтехносвязь».

Теперь менеджеры звонят клиентам прямо из CRM, а звонки фиксируются в карточках сделок.

4. Автоматизировали документооборот
Раньше менеджеры заполняли договоры и спецификации вручную, теперь этот процесс занимает в три раза меньше времени.

Подключили «Документы 2.0», который:
— Сам генерирует спецификации и договоры, по заранее настроенным шаблонам.
— Автоматически подтягивает реквизиты из карточки сделки.
Теперь все документы формируются в пару кликов, а менеджеры не тратят на это время.

5. Добавили инструменты для удобства работы
— Поиск и объединение дублей – избавились от повторов в базе клиентов.
— DaData – автоматическое заполнение реквизитов по ИНН.
— Время клиента – CRM теперь учитывает часовые пояса и помогает менеджеру назначать звонки в удобное для клиента время.
— Поиск в списках – упростили поиск информации, теперь не нужно пролистывать длинные списки.

6. Обучение и поддержка
Сотрудники быстро освоили новую систему, потому что обучение шло в два этапа:
— Вебинар с разбором всех инструментов.
— Подробное обучающее видео, чтобы можно было пересмотреть в любое время.

Аналитик Генезис работал в плотном контакте с клиентом, оперативно вносил правки и подстраивал CRM под реальные задачи компании.

В результате:

Каких показателей мы достигли:

Это не просто исправление чужих ошибок, а полная трансформация CRM под реальные бизнес-процессы. Теперь компания «Ярославские моторы и запчасти» работает быстрее, эффективнее и без хаоса в системе.

Настроенная CRM позволяет масштабироваться, автоматизировать рутину и не терять клиентов – а это именно то, что нужно для стабильного роста бизнеса.

Формируем состав специалистов под каждый проект, которые строят систему продаж и реализуют любые пожелания, чтобы достичь максимального результата.

В кейсах раскрываем, как мы создаём систему продаж на базе amoCRM, которая масштабируется вместе с компанией без потери качества в работе с клиентами