Автоматизация бизнес-процессов: как разблокировать эффективность

Автоматизацией и оптимизацией бизнес-процессов называют такой подход, который подразумевает повышение эффективности работы компании при снижении затрат и повышении пользовательской удовлетворенности. В основе находится применение программного обеспечения, при помощи которого осуществляется управление внутренними процессами компании. ПО позволяет экономить время и силы персонала, быстрее достигать поставленных целей.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет успешно решить целый ряд задач:

Одной из главных задач автоматизации бизнес-процессов является сокращение объема обычных задач. Ручная работа сводится к минимуму. Рассылки, планирование, управление клиентами — на все это больше не тратится время.

Использование систем автоматизации позволяет создавать продуманные аналитические отчеты, которые касаются эффективности отдела продаж. Это может быть информация о движении клиента по воронке, выполнении плана, количестве осуществленных сделок за определенный период времени. Компания качественно отслеживает эффективность своей деятельности и устраняет возникшие затруднения.

Автоматизация бизнеса значительно повышает общую эффективность компании. Все коммуникации осуществляются максимально оперативно — это минимизирует риск возникновения затруднений при выполнении задач.

Еще одна задача автоматизации бизнес-процессов — это качественный контроль проектов. В процессе ее выполнения возникает гораздо меньше ошибок, исключается отрицательное влияние человеческого фактора.

Использование системы автоматизации значительно сокращает время, которое требуется на согласование рабочих вопросов. Решения принимаются быстрее, бизнес развивается эффективнее.

Автоматизация бизнес-процессов исключает возникновение проблем, связанных с клиентской поддержкой. Ни один вопрос клиента не будет потерян. Потенциальные и существующие клиенты добавляются в сервис или программу, коммуникация поддерживается через уведомления и сообщения.

Проще становится и управление клиентской базой. Доступ к нужной информации получается нажатием одной кнопки. Все данные актуализируются в автоматическом режиме.

Автоматизация процессов подойдет любому типу бизнеса. Однако далеко не всегда требуется внедрение сложного программного обеспечения. Важно определить сферы деятельности компании, которые необходимо автоматизировать. Для этого необходимо узнать, сколько времени тратят на выполнение задач вручную, и соотнести уровень таких затрат с затратами на автоматизацию.

У каждой компании свои потребности в автоматизации процессов, но есть некоторые виды деятельности, которые обычно не подходят для автоматизации из-за юридических последствий: заполнение форм, связанных с налогами или контрактами, собеседования и т. д., поскольку они обычно требуют непосредственного участия человека для того, чтобы все требования закона были выполнены должным образом до того, как компания предпримет какие-либо действия.
Кроме того, некоторые более сложные решения обычно не могут быть эффективно обработаны с помощью автоматизированной системы, поскольку они требуют оценки со стороны человека перед их реализацией.

Существуют различные технологии автоматизации бизнес-процессов. Они делятся на несколько групп в зависимости от назначения и сферы применения.

Это система автоматизации бизнеса, позволяющая управлять продажами и клиентским сервисом. Она собирает заявки и заказы в воронке продаж, отправляет документы и автоматически совершает действия в отношении заказчика.

Использование CRM-системы позволяет эффективно решать следующие задачи:

• Формирование единой клиентской базы на основании информации о заказах, платежеспособности, истории взаимодействия с компанией.
• Автоматизация повторяющихся действий: регистрация входящих заявок, выставление счетов, сегментация клиентов, оформление внутренних документов.
• Защита данных благодаря предоставлению сотрудникам разноуровневого доступа к контенту.
• Оценка эффективности работы сотрудников и анализ маркетинга по ключевым показателям.

Нет какого-либо одного стандарта CRM-программы: каждый бизнес самостоятельно определяет круг задач, которые будет решать ПО. Оно может включать в себя следующие модули:

• управления продажами;
• работы с клиентами;
• настройки бизнес-процессов;
• аналитика;
• интеграции с мессенджерами, телефонией, электронной почтой, соцсетями.

Аббревиатурой HRM обозначают системы автоматизации бизнес-процессов кадровых служб и управления персоналом. Особенно они полезны для управления большими компаниями, в штате которых от 50 человек.

HRM-системы выполняют большое количество функций и нацелены на достижение одного результата — формирование чувства комфорта и удовлетворенности среди всех работников. К основным функциям относят:

• определение компенсаций и бонусных начислений;
• управление успеваемостью всех команд и их членов;
• обучение новых работников;
• отбор и рекрутинг;
• личная поддержка каждого работника;
• улучшение общения среди всех сотрудников;
• предоставление возможностей для развития и роста в компании;
• разбор нарушений в компании;
• формирование и улучшение корпоративной культуры.

HRM значительно уменьшает количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Также HR-менеджер получает эффективный инструмент мониторинга посещаемости сотрудников и качественного ведения статистики. Производительность работников увеличивается благодаря автоматизации рутинных задач и экономии средств.

Система автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, связанная с ведением документооборота и операциями с корпоративными файлами. Многие компании используют ECM-системы для разработки и совместного использования любой информации, которая хранится в цифровом виде. К электронным продуктам относится:

• офисная документация;
• документация отдела кадров и документы бухгалтерии;
• email-корреспонденция и корпоративные чаты;
• корпоративный сайт;
• внутренние библиотеки с информацией о разработке продуктов компании, инструкциями и т.д.;
• графические и мультимедийные файлы (рекламные и корпоративные видеоролики, фотографии);
• базы данных компании.

Использование ECM-систем значительно упрощает обработку всей документации компании. Каждый документ имеет цифровую подпись: работнику не нужно выходить из кабинета, чтобы согласовать документацию.

Существует несколько типов ECM:

• WCM. Это управление сложными веб-ресурсами при помощи эффективных инструментов автоматизации. Сотрудникам удобнее добавлять, изменять и обновлять контент в соответствии с установленными правилами.
• CCM. Подразумевает совместное управление контентом. Например, у нескольких сотрудников или команд есть доступ к одному документу. Они могут вместе работать над проектом без каких-либо затруднений.
• TCM. Инструмент автоматизации бизнеса, связанный со сбором контента из разных каналов, его хранением и классификацией. С его помощью также можно изменять и удалять данные.

Система автоматизации и управления всеми бизнес-процессами одновременно. С ее помощью можно их визуализировать и определить подходящие пути улучшения. Инструмент позволяет эффективно планировать активность предприятия.

Использование BPM:

• уменьшает количество ошибок, допускаемых персоналом;
• предоставляет каждому сотруднику инструкции с описанием рабочих процессов и предполагаемым результатом;
• предотвращают возможное дублирование действий.

BPM — хорошее средство для автоматизации бизнеса в компаниях с разветвленной структурой, на производственных и строительных предприятиях. Система также пригодится банкам и финансовым учреждениям, а также всем организациям, желающим упорядочить деятельность своего штата. Инструмент не пригодится малому и начинающему бизнесу – в таких компаниях очень мало сотрудников, а бизнес-процессы отличаются простотой.

BPM-система состоит из:

• Конструктора для моделирования процессов. С его помощью создаются шаблоны и схемы процессов, устанавливаются правила.
• Модулей управления. Гарантируют автоматизацию выполнения бизнес-процессов и контролируют качество функционирования ПО.
• Аналитических модулей. Аккумулируют данные о ходе работы всех процессов, формируют отчетность.
• Интеграционных модулей. С их помощью осуществляется подключение к другим сервисам и формирование единой системы.

Система автоматизации и оптимизации бизнеса, связанная с управлением запасами компании на складах и ведением учета. С ее помощью контролируется весь процесс перемещения товаров: от их поступления в центр распределения заказов до момента отгрузки.

WMS делает автоматическими следующие операции:

• приемка товара;
• анализ остатков;
• учет товара на складе по группам;
• документооборот;
• сборка, комплектация и отправка (отгрузка) товара;
• дополнительный контроль;
• инвентаризация ТМЦ на складе;
• рациональное использование транспорта для погрузки;
• управление человеческими ресурсами.

WMS-системы гибкие и удобные в использовании. Клиенты получают высокотехнологичное IT-решение, которое полностью удовлетворяет его требованиям. Его внедрение существенно расширяет возможности компании и способствует увеличению прибыли.

К преимуществам WMS-систем относят:

• оптимизацию времени обработки и выполнения заказа;
• рациональное использование складских площадей и технологий хранения;
• уменьшение зависимости от действий персонала;
• уменьшение объема бумажной работы;
• повышение качества обслуживания клиентов и уменьшение количества возвратов;
• увеличение производительности труда и принятие правильных логистических решений.

Системы автоматизации бизнеса для управления логистикой. Используя их, компании планируют и отслеживают состояние перевозок, подбирают подходящий вид транспорта, оптимальный маршрут и отслеживают местонахождение товаров.

TMS оперирует со следующими видами данных:

• Сведения о грузе. Включают показатели объема, веса, конкретные особенности (класс опасности).
• Перечень доступного для использования транспорта. В TMS отображается весь парк доступных автомобилей, их конкретные характеристики и стоимость выполнения перевозок. Система также предоставляет возможность автоматически отправлять запросы подрядчикам.
• Характеристики получателя и отправителя. Данные об особенностях пунктов погрузки.
• Сопроводительные документы. Необходимы для закрытия сделки и выставления счета.
• Аналитические данные. Например, информация о местонахождении транспортных средств.

Использование TMS подойдет для дистрибьюторов, производителей, розничных продавцов, компаний, занимающихся перевозками, а также интернет-магазинов.
Данная система автоматизации бизнеса поможет:

• рассчитать количество затрат и ресурсов для каждой перевозки;
• оптимизировать использование транспорта;
• составить оптимальный маршрут с учетом особенностей груза;
• проконтролировать состояние перевозки через GPS-трекинг.
• TMS в целом обеспечивает прозрачность движения товара, улучшает уровень сервиса и позволяет принимать правильные решения на основе полученных данных.

EPR — это система автоматизации бизнес-процессов, в которой объединены другие инструменты (CRM, HRM, ECM, WMS). Подобное решение будет выгодно для использования крупными компаниями.

К преимуществам внедрения ERP относят:

• прозрачность отслеживания бизнес-процессов компании в круглосуточном режиме;
• автоматическое предоставление отчетности в соответствии с едиными стандартами;
• улучшение планирования благодаря качественному анализу данных и сравнению различных показателей;
• повышение качества обслуживания клиентов;
• увеличение продуктивности благодаря ускорению рутинных процессов;
• оптимизация работы с поставщиками;
• уменьшение риска утечки данных и повышение уровня их защиты.

ERP стоит дороже любой из приведенных выше систем. Однако клиенты покупают ее не всю, а только лишь определенные модули, например:

• управление человеческими ресурсами;
• финансовая отчетность;
• взаимоотношения с заказчиками;
• поставки;
• продажи;
• управление складскими запасами.

Автоматизацией бизнеса занимается компания «Генезис». Мы подберем подходящий инструмент оптимизации, внедрим CRM-систему и настроим ее в соответствии с потребностями вашей компании. Мы также возьмем на себя обязанности по обучению сотрудников и будем комплексно сопровождать функционирование системы.