Автоматизация бизнес-процессов: как разблокировать эффективность

Автоматизация бизнес-процессов может помочь компаниям сэкономить время, деньги и ресурсы за счет сокращения объема ручного труда, необходимого для выполнения определенных задач. Это означает, что для выполнения рутинных или повторяющихся задач требуется меньше рабочего времени, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных инициативах или видах деятельности, способствующих росту или прибыли. Кроме того, автоматизированные процессы могут повысить точность, устраняя человеческие ошибки в ручных рабочих процессах.

Когда предприятие использует BPA, оно может автоматизировать многие из своих ежедневных операций, таких как обработка заказов, выставление счетов, обслуживание клиентов и многое другое, эффективно и без участия человека. Это помогает предприятиям повышать точность операций, минимизирует человеческий фактор и позволяет быстрее вводить в работу новых сотрудников. Без BPA компаниям обычно приходится вручную выполнять каждую задачу, что занимает значительно больше времени, а также подвергает сотрудников риску ошибок из-за человеческого фактора при выполнении тех же задач вручную без какой-либо помощи со стороны технологий или автоматизированных систем.

Любая повторяющаяся задача, требующая минимального принятия решений, является идеальной для автоматизации:

• ввод данных
• выставление счетов клиентам
• управление уровнем запасов
• обслуживание клиентов
• отправка электронных писем
• ответы на запросы в социальных сетях
• маркетинговые кампании
• рассылки по электронной почте
• обработка платежных ведомостей
• заполнение документов и т. д.

Автоматизация этих типов задач позволяет высвободить время сотрудников, затрачиваемое на эти рутинные действия, чтобы они могли сосредоточиться на других важных задачах.

У каждой компании свои потребности в автоматизации процессов, но есть некоторые виды деятельности, которые обычно не подходят для автоматизации из-за юридических последствий: заполнение форм, связанных с налогами или контрактами, собеседования и т. д., поскольку они обычно требуют непосредственного участия человека для того, чтобы все требования закона были выполнены должным образом до того, как компания предпримет какие-либо действия.
Кроме того, некоторые более сложные решения обычно не могут быть эффективно обработаны с помощью автоматизированной системы, поскольку они требуют оценки со стороны человека перед их реализацией.

Существуют различные инструменты в зависимости от типа автоматизируемого процесса, но некоторые из них являются наиболее распространенными:

• Системы управления проектами — позволяют командам эффективно сотрудничать удаленно, отслеживая ход выполнения различных проектов
• Бухгалтерские системы — обрабатывают все финансовые операции, начиная от начисления заработной платы и заканчивая формированием счетов
• Системы для управления временем — позволяют организациям легко и точно отслеживать рабочее время сотрудников
• Системы управления клиентами (CRM) — помогают компаниям управлять отношениями со своими клиентами, автоматизировать рабочий процесс при взаимодействии с ними
• ERP системы — системы планирования ресурсов предприятия обеспечивают интегрированное решение для нескольких отделов организации, соединяя различные операции в единую платформу
• ESP системы — поставщики услуг электронной почты, позволяют компаниям легко отправлять информационные бюллетени, рекламные предложения и другой соответствующий контент клиентам эффективно и безопасно.

Профессионалы по автоматизации бизнес-процессов должны иметь полное представление о различных технологиях, используемых в отрасли. Кроме того, они должны понимать, как эти технологии взаимодействуют друг с другом, чтобы создать бесшовную интеграцию между компонентами.
Наконец, иметь сильные аналитические навыки решения проблем, необходимые для устранения любых неполадок, возникающих во время установки периода обслуживания.