Контакты и компании в amoCRM

В amoCRM существует три основных сущности. Каждая из них обладает своими особенностями:

• сделка — представляет собой конкретную операцию по продаже товара или услуге. Также в amoCRM есть одноименный раздел «Сделка». Подробнее о нем читайте в нашей статье «Сделки amoCRM: от А до Я»;
  
  
• контакт — это физическое лицо, с которым уже взаимодействовали или еще ведут коммуникацию в рамках конкретной сделки. Причем, за одной сделкой может быть закреплено несколько контактов. Например, по основным вопросам ведутся переговоры с РОПом, условия обсуждаются с директором, а договорные отношения с бухгалтером;
  
  
• компания — сущность аналогичная предыдущей, с той лишь разницей, что представляет не человека, а организацию. Подчеркнем, что к одной сделке можно прикрепить только одну компанию. Также как к одному контакту можно прикрепить только одну компанию.

Отметим еще одну важную особенность, которая касается всех перечисленных сущностей amoCRM. За любой из них можно закрепить только одного ответственного. По мнению разработчиков, такой подход позволяет лучше контролировать и организовывать процесс работы. Не исключено, что в будущем этот вопрос будет частично или полностью решен, потому что запрос от компаний на нескольких ответственных существует.

Для создания контакта нужно на боковой панели нажать «Списки», а потом «Добавить контакт» в верхнем правом углу.

После этого появится новая карточка, в которую вам нужно будет занести данные.

Стандартный перечень полей включает:

• имя и фамилия — лучше заполнять поле по заданному стандарту, т.к. поле может пригодиться позже для e-mail и других рассылок. Также в настройках можно менять порядок расположения имени и фамилии. Для этого на боковой панели нажмите «Настройки», потом «Общие настройки» и наконец «Порядок имени контактов»;

Также карточка наполняется кастомными (специализированными) полями. Например, компания продает кондитерские изделия для физических лиц. Ей можно добавить поле, в котором указываются гастрономические предпочтения клиента: пирожное с кремом, заварные трубочки, тортики с клубникой и т.д.

ВАЖНО! В amoCRM контакты можно создать через api и импорт данных. Подробнее об этом расскажем в других статьях.

Для редактирования карточки «Контакты» нужно нажать раздел «Списки» и найти интересующий контакт через поиск и фильтр.

Поле можно редактировать не только в карточке, но и самой таблице контактов. Для этого наведите курсор на интересующее поле и нажмите «Редактировать».

В разделе «Списки» есть возможность ускорять редактирование за счет массовых действий. Так сразу для нескольких контактов можно: поменять ответственного, добавить задачу, написать в мессенджеры, объединить контакты и т.д.

Чтобы провести массовое редактирование, нужно галочкой отметить контакты и выбрать действие. При выборе всех контактов, система спросит — выполнить действие для текущей страницы или для всех контактов. Под текущей страницей подразумеваются 50 контактов.

Также при помощи виджетов можно делать массовые рассылки, запускать различные процессы и создавать сделки у каждого выбранного контакта.

Для выгрузки контактов из amoCRM нужно зайти в раздел «Списки», нажать в верхнем левом углу «Списки». После этого выбрать список, который нас интересует: «Контакты», «Компании» или «Все компании и контакты». Также можно выделить лишь ту часть контактов или компаний, с которой мы хотим поработать в отдельном инструменте. В таком случае контакты выделяются по нужному признаку и отмечаются галочкой. Далее стоит нажать на «…» в правом верхнем углу и задать параметры выгрузки.
Выгрузка возможна в 3 форматах:

• Excel — стандартная таблица в формате Microsoft Excel. После выгрузки ее можно скопировать в Google-таблицу, если вам привычнее работать с «облачным инструментом»;
  
  
• CSV — текстовый формат, в котором данные представлены через запятую. Файлы такого формата можно открыть в «Блокноте»;
  
  
• Google-таблица — экспорт в google-таблицу. (Обратите внимание на виджет Экспорт в Google-таблицы);
  
  
• vCard — формат для мобильных гаджетов.
  

Если выгрузить файл в Excel-формате, то вы получите таблицу со столбиками. В ней будет указана вся информация по контакту, вплоть до сделок и ближайших задач.

ВАЖНО! Чтобы исключить «слив базы», в настройках amoCRM запретите всем менеджерам экспортировать контакты.

Чтобы загрузить контакты в amoCRM, нужно подготовить базу. Как правило, это делают через Google или Excel-таблицы.
При импорте есть два важных нюанса, на которые стоит обратить внимание. Первый — это правильность заполнения полей, особенно телефона и e-mail. По этой причине прежде чем загружать базу — приведите ее к единому виду.
Второй нюанс. При загрузке базы сделайте специальный тег. Он позволит отследить конверсию загружаемой базы, а также в случае ошибки оперативно ее удалить.

В amoCRM есть одна особенность. Все записи разговоров прикрепляются к карточке контакта. А также ко всем сделкам, существующим на момент совершения разговора с клиентом.

Смоделируем ситуацию. Контакт создан 18 числа, в тот же день создана первая сделка, а еще одна сделка создана 21 числа. И если звонок с клиентом состоится 23 числа, то запись разговора будет прикреплена к обеим сделкам.

Для создания компании зайдите в раздел «Списки», выберите «Все компании и контакты» и нажмите «Добавить компанию». После чего можно заполнять стандартные поля:

• название — советуем писать полное название юридического лица, чтобы потом не было проблем с фильтрацией и/или с дублями;
  
  
• ответственный за компанию — как и в случае с контактом, по умолчанию назначается пользователь, которые создает компанию;
  
  
• контактные данные и адрес компании, в том числе адрес сайта;
  
  
• обязательные юридические данные — ИНН и КПП. Добавляйте нескольких юридических лиц в рамках одной Компании в amoCRM с помощью виджета МультиРеквизиты;
  
  
• сделка — для этого перейдите во вкладку «Сделка».

Из кастомных полей у компании чаще всего используют: документы о сотрудничестве, шаблоны договоров, условия договора, скидочная политика компании и т.д. Их наличие зависит от особенностей вашего бизнеса.

Редактирование сущности «Компании» аналогично сущности «Контакты».

Добавить карточку контакта и компании и привязать их к сделке проще из самой карточки сделки. Для этого при создании или работе с карточкой сделки нажмите на «+» в нижней части области с полями в соответствующей сущности и добавьте таковую. При этом, она сразу будет закреплена за нужной сделкой.

При заполнении карточек amoCRM «Контакты» и «Компания» рекомендуем придерживаться общекорпоративного шаблона. Для этого нужно проводить обучение новых сотрудников и вести внутренний документ. В нем указывать особенности заполнения тех или иных полей.

Еще одно «золотое правило»: настройку полей для сущностей «Компания» и «Контакты» делайте в этих же сущностях, а не в сущности «Сделка». Также для более гибкой настройки и удобного вида существует бесплатный виджет «Группировка полей». С его помощью создаются подгруппы, которые можно сворачивать.

Для избежания типичных ошибок при заполнении телефонов и e-mail воспользуйтесь нашим бесплатным виджетом «Маска номера и поиск дублей». Он подставляет код страны, чтобы избежать ошибок ручного ввода, когда одни сотрудники пишут код с плюсом, а другие без него. Подробнее об этом виджете amoCRM читайте здесь.

Еще одна проблема, когда для карточки «Контакт» задаются обязательные поля — телефон и e-mail, но клиент коммуницирует с компанией через мессенджер. В таких случаях менеджер заполняет их произвольным образом, что впоследствии приводит к засорению базы и пустым отправкам писем и sms.

Здесь два выхода: управленческий и технический. В первом нужно разработать правильный регламент, во втором можно воспользоваться дополнительным виджетом или сервисом. Например отлично с этой задачей справляется bpm-платформа Sensei. Одна из множества ее возможностей — это унификация и автоматизация заполнения карточек.