Контроль дублей amoCRM

Статья о том, как избавить amoCRM от дубликатов — контактов, компаний и сделок. Вы узнаете, откуда берутся повторы, чем они вредны и как с ними справиться с помощью настроек, виджетов и автоматических проверок.

Полезно для тех, кто хочет навести порядок в базе и упростить работу менеджеров.

Внедрение amocrm

Проблема с дублями — одна из самых актуальных проблем любой CRM-системы. К сожалению, amoCRM здесь не исключение. Обычно эта проблема возникает, если не уделять должного внимания настройке системы на начальном этапе и игнорировать использование специальных виджетов.

Также к проблеме может привести и игнорирование простых правил работы с клиентской базой. Пример виджетов, которые могут помочь в решении части проблем с дублями, — «Поиск и определение дублей» или «Маска номера и поиск дублей».

В статье расскажем о главных причинах появления дублей, дадим советы по их устранению, объясним зачем нужно не только программное решение, но и выделение времени кем-то из сотрудников компании для контроля за появлением дублей.

Также сделаем краткий обзор платных и бесплатных инструментов amoCRM по борьбе с дублями.

Главные причины возникновения дублей amoCRM

Для эффективной борьбы с проблемой и контроля дублей AmoCRM необходимо понимать причину ее возникновения. Дубли чаще всего возникают по следующим причинам:

ошибки при ручном вводе информации;
импорт данных — загрузка базы из сторонних источников;
интеграция с источниками заявок и каналами коммуникации с клиентами: мессенджерами, сайтами, телефонией, бухгалтерскими и другими программами.

То есть проблема может возникнуть из-за человеческого и технического фактора, но с ними можно справиться, если придерживаться нескольких правил. В первую очередь, необходимо пользоваться виджетом контроля дубликатов AmoCRM, который подсветит поле, если в нем были повторно указаны данные.

Благодаря этому инструменту дубли при ручном вводе могут появиться только из-за недобросовестного отношения менеджера к своим обязанностям или из-за низкого профессионализма сотрудника, который попросту не умеет пользоваться этими инструментами.

Чтобы избежать дубли при импорте данных, базу перед загрузкой нужно привести к единому виду, убрать все фейковые e-mail и телефоны. Также стоит протегировать базу, чтобы в случае ошибки сделать поиск по тегу и удалить ненужную информацию. Подробнее о правильном заполнении полей читайте в нашей статье «amoCRM: контакты и компании».

И наконец, третья причина — интеграция. Это самый сложный случай, поэтому о нем расскажем отдельно.

Повторы данных при объединении со сторонними системами

Благодаря интеграционным возможностям менеджер компании из окна приложения может позвонить клиенту, написать ему по электронной почте или в мессенджер. Обратная сторона этого — возникновение множества дублей в AmoCRM. Для решения проблемы необходимо учитывать специфику сторонней системы, с которой интегрируется софт.

Чаще всего amoCRM интегрируют с сайтом, телефонией, мессенджерами и 1С. У каждой интеграции есть свои особенности, которые определяют выбор того или иного решения.

Сайт

При интеграции amoCRM и сайта возникает много дублей, особенно, если интеграцию реализуют черед «хардкод». Защититься от дублей в AmoCRM при объединении с сайтом поможет использование виджета. Наша компания интегрирует amoCRM и сайты с помощью специально разработанных виджетов. Это помогает избежать неверного обмена данными и сделать nocode интеграцию, которая является максимально простой для внесения изменений.

Также изначально мы тщательно продумываем логику интеграции и, во избежание создания дублей, разрабатываем различные сценарии, например:

есть контакт с оставленными данными, но нет сделки — создаем новую сделку и прикрепляем существующий контакт к сделке, а также пишем примечание и ставим задачу;
есть контакт и активная сделка — пишем примечание и ставим задачу;
нет сделки и контакта (абсолютно новый клиент) — создаем их, пишем примечание и ставим задачу.

Такой подход позволяет избежать создания дублей сделок и контактов, а значит, исключает вероятность создания дублей и позволяет использовать систему на все сто.

Все наши виджеты и интеграции для amoCRM имеют бесплатный демо-период, в течение которого можно использовать весь их функционал.

Мессенджер

При интеграции amoCRM с мессенджерами — например, WhatsApp, чтобы объединение систем не привело к образованию в AmoCRM дублей, при настройке виджета интеграции нужно предусмотреть контроль повторов.

Для этого стоит обратиться к проверенному интегратору, который зачастую прописывает борьбу с дублями в свои решения по умолчанию. В свою очередь, более мелкие игроки, а тем более разработчики-одиночки, на этот счет даже не заморачиваются.

Проблема дублей при интеграции с мессенджерами связана с тем, что сами мессенджеры могут передавать amoCRM не номер телефона, а внутренний ник. Таким образом один и тот же клиент, взаимодействуя с компанией из разных источников, может оказаться в двух разных сделках с двумя различными контактами.

Осуществить контроль дублей AmoCRM можно при помощи сайта-визитки. При оформлении сделки менеджер отправляет клиенту ссылку на этот сайт, а он переходит с него на удобный мессенджер. Этот способ полностью исключает появление повторов в базе данных.

1С

При этой интеграции нужно быть точно уверенным, что проверка дублей вшита в код интеграции, иначе проблем не избежать, потому что 1С имеет очень большой массив данных.

Программные продукты семейства 1С способны объединяться с AmoCRM, но из-за обширной базы данных в результате тоже появляются дубли. Избежать их поможет только двухсторонняя синхронизация двух систем. Ее суть заключается в том, что проверка на дубли применяется, как в 1С, так и в AmoCRM, причем эта проверка выполняется по одним и тем же параметрам.

Часто недобросовестные подрядчики делают поверхностную интеграцию и зашивают в нее только требуемые клиентом методы и не рекомендуют вносить важный функционал. Например, автоматизируют передачу сделок из amoCRM в 1С, но не ставят защиту от дублей.

В результате с сайта прилетает заявка в amoCRM, а менеджер создает сделку в 1С. После чего она передается в amoCRM. Таким образом получаются две сделки по одному клиенту. Одна — с сайта, вторая — созданная менеджером в 1С.

и проведем онлайн-диагностику — покажем, как выглядят отлаженные процессы продаж в CRM и каких показателей можно достичь в вашей сфере.

Найдем решение ваших задач

Как избавиться от повторов с минимальными затратами?

В стандартной версии amoCRM есть возможность объединения дублей в сущностях: компаниях, контактах и сделках. Для борьбы с дублями у пользователя должны быть расширенные права на удаление, редактирование и просмотр всех сущностей.

Для обнаружения дублей amoCRM нужно воспользоваться модулем «Поиск дублей». Он включается следующим образом:

перейдите во вкладку «Сделки»;
нажмите "…" в правом верхнем углу;
выберите «Поиск дублей».

Встроенная в систему функция отлично справляется со своими задачами и помогает осуществлять контроль дублей AmoCRM.

Платные виджеты

У встроенной функции ограниченные возможности, в частности она не способна выполнять поиск по индивидуальным полям, которые активно используются при добавлении нового контакта и компании.
Мы предлагаем два разработанных нами платных виджета «Поиск и объединение дублей» и «Маска номера и поиск дублей». В них есть фишка по поиску через кастомные (индивидуальные) поля.

Яркий пример — поиск по ИНН (в Беларуси — УНП). Это важный инструмент, потому что с вводом номера трудно сделать ошибку, если название компании вводится с маленькой или большой буквы, с или без формы организации (ООО, ЗАО и другое). С номером так не получится, поэтому борьба с дублями amoCRM через это поле очень эффективна.

Для тестирования этих виджетов предлагаем бесплатный недельный период. Для уточнения информации и более подробной консультации связывайтесь с менеджерами.

У встроенной функции ограниченные возможности, в частности она не способна выполнять поиск по индивидуальным полям, которые активно используются при добавлении нового контакта и компании.
Мы предлагаем два разработанных нами платных виджета «Поиск и объединение дублей» и «Маска номера и поиск дублей». В них есть фишка по поиску через кастомные (индивидуальные) поля.

Яркий пример — поиск по ИНН (в Беларуси — УНП). Это важный инструмент, потому что с вводом номера трудно сделать ошибку, если название компании вводится с маленькой или большой буквы, с или без формы организации (ООО, ЗАО и другое). С номером так не получится, поэтому борьба с дублями amoCRM через это поле очень эффективна.

Для тестирования этих виджетов предлагаем бесплатный недельный период. Для уточнения информации и более подробной консультации связывайтесь с менеджерами.

Организационные мероприятия

Даже самое эффективный программный продукт не станет панацеей, если им неправильно пользоваться. В связи с этим большое значение приобретают организационные мероприятия. Менеджеров нужно обучить правилам добавления информации, использованию штатных и коммерческих продуктов для контроля дублей AmoCRM.

Хороший совет: выделите в компании ответственного, который 1 раз в неделю будет запускать проверку дублей и контролировать состояние контактов. Если при проверке выявлено не более 2–3 дублей, значит все правила работают хорошо, а разовые проблемные ситуации при больших объемах работы допустимы.

Если дублей значительно больше или наблюдается регулярная динамика +1–2 дубля к прежнему числу несколько недель подряд, то нужно делать аудит системы, находить источник дублей и дорабатывать правила обнаружения.

Сотрудник, отслеживающий ситуацию с дублями, должен иметь расширенные права доступа в amoCRM: удалять, редактировать и просматривать сущности.

Функции по проверке дублей не требуют много рабочего времени. Обычно на эту задачу хватает 15–20 минут в неделю. Логично такой ролью наделять старшего продавца или РОПа, т.к. зачастую у них уже есть необходимые расширенные права доступа.

Покажем все возможности для вашего бизнеса

Оставьте заявку, и мы за 60 минут онлайн-встречи покажем, как amoCRM позволяет увеличивать результаты в бизнесе.

ЗАПИСАТЬСЯ НА ВСТРЕЧУ

Резюме

Нужно знать следующие моменты, чтобы победить дубли:

Существует три причины их появления — ручной ввод, импорт данных и интеграция с другими площадками. Последний наиболее сложный случай, он требует проработки и использования проверенного софта.
При интеграции со сторонними решениями проблема по борьбе с дублями должна быть предусмотрена на этапе разработки виджета. При разработке новых решений важно решить эту проблему на этапе разработки на уровне кода.
Интеграцию amoCRM и 1С лучше проводить по принципу двухсторонней синхронизации. В противном случае однозначно будут появляться дубли.
Бесплатный модуль «Поиск дублей» — это хорошее решение, но в нем порой недостаточно функционала для полноценной борьбы с проблемой возникновения дублей.
Платные виджеты позволяют искать дубли через кастомные (индивидуальные) поля. Например, поиск по ИНН, внутреннему номеру компании, дате регистрации и так далее — это один из самых эффективных способов борьбы с дублями в amoCRM.
Кроме программных методов, не лишними будут и организационные решения. Один из вариантов — закрепить за определенным сотрудником функции по мониторингу ситуации с дублями.