F.Doc интеграция для amoCRM

Перейдите в раздел настроек: нажмите на иконку F.Doc в меню amoCRM слева, затем — на значок шестеренки в правом верхнем углу.

В данном разделе вы можете добавить новые юридические лица, выполнить для них настройку работы, ввести данные сотрудников.

Пользователь с правами администратора имеет возможность добавлять и удалять юридические лица, выполнять настройку-сопоставление для пользователей и вводить API Key, код доступа организации, который отправляется в СМС на номер телефона руководителя организации при регистрации в F.Doc.

При наличии выполненной настройки-сопоставления, для всех пользователей (с правами администратора и без) доступен ввод логина и пароля сотрудника, которые отправляются после регистрации сотрудника в системе F.Doc по электронной почте и СМС.

Добавьте новое юридическое лицо.

Выполните настройку юридического лица:

• Заполните поле «Наименование». Наименование нужно только для вашего удобства. Оно не будет передаваться в F.Doc и будет использоваться только внутри amoCRM.
• Введите API Key (код доступа организации). Этот код получает ответственное лицо организации по почте после регистрации в F.Doc.

Выполните сопоставление пользователей аккаунта amoCRM с сотрудниками, которые будут пользоваться сервисом F.Doc.

При помощи кнопки «Добавить» выберете пользователей amoCRM, которые будут работать с F.Doc в рамках текущего юридического лица.

Заполните телефон и ФИО сотрудника так же, как было указано при регистрации в F.Doc.

Выберете руководителя среди сопоставленных пользователей.
Этот пункт необязательный, но он вам понадобиться, если формирует документ один пользователь, а подписать должен другой.

При формировании документов пользователь всегда может выбрать себя в качестве подписанта на документах.
Возможность выбора другого сотрудника определяется текущей настройкой. Если руководитель выбран в текущей настройке, то любой пользователь может выбрать его в качестве подписанта.

Настройка «Автоотправка для руководителя».
Если при формировании документов подписантом выбран руководитель, то документ может быть либо сразу подписан и отправлен клиенту, либо перед отправкой руководителю нужно будет самостоятельно открыть документ и подтвердить отправку.

Следующим шагом необходимо провести авторизацию. Каждый пользователь вводит логин и пароль самостоятельно.

Проверьте корректность ФИО и телефона (должны совпадать с теми, которые использовались при регистрации сотрудника в F.Doc).

Введите логин и пароль, полученные после регистрации в F.Doc по электронной почте и СМС соответственно.

Нажмите кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу.

В виджете F.Doc доступна функция «Запрашивать оплату у клиента».

В настройках виджета также укажите поля сделки amoCRM, из которых брать ссылку на оплату и сумму. При необходимости ссылку можно ввести вручную.

Для её корректной работы необходимо в личном кабинете F.Doc в разделе «Оплата по ссылке» выбрать способ приёма платежей «Динамическая ссылка».

После настройки при отправке пакета документов на подпись дополнительных действий не требуется.

Когда клиент подпишет документы на стороне F.Doc, у него появится кнопка «Оплатить».

В виджете F.Doc появилась возможность настраивать автоматические действия при изменении статуса пакета документов.

Для каждого статуса пакета документов (например, «Отправлен», «Подписан», «Отказ», «Просрочен») вы можете назначить одно из следующих действий:

• Запуск SalesBot — при наступлении события бот автоматически начинает диалог с клиентом по заданному сценарию.

Например, поздравить с успешным подписанием, напомнить о следующем шаге или запросить недостающую информацию.

• Изменение статуса сделки — сделка в amoCRM автоматически переводится на нужный этап воронки.

Например, после подписания договора сделка переходит в статус «Ожидание оплаты», а при отказе — в «Закрыт без результата».

Настройка автоматизации

1. В настройках виджета F.Doc перейдите в раздел «Настройки» и установите флаг «Автоматизация при изменении статуса».
2. Выберите статус, для которого требуется настроить автоматизацию.
3. Укажите действие:

• SalesBot - выберите готового бота из списка или создайте нового.
• Статус сделки - выберите целевой этап воронки, на который нужно перевести сделку.

4.Сохраните настройки.

Откройте карточку сделки и проверьте корректность заполненных данных по клиентам, с которыми хотите подписать документы.

ФИО должно быть полным и записано в одном из двух форматов:

• В одну строчку в поле имени в порядке ФИО

Проверьте номер телефона клиента.
Это должен быть мобильный номер (не городской), который может принимать СМС.

Зайдите в раздел «F.Doc» в карточке сделки. Документы можно отправлять на подписание только из этого раздела.
Выберете юридическое лицо, от которого вы планируете подписывать документы. Нажмите кнопку «Отправить документы на подпись».

Опционально. Отредактируйте поле «Название пакета документов».
Название увидит клиент, а также будет использоваться в amoCRM.

Выберете документы, которые вы собираетесь подписывать с клиентом.

Выберите файлы из папки на компьютере по кнопке «Добавить файлы» или перетащите вручную в зону отправки (отмечена пунктиром).

Если есть такая возможность у вас будет отображаться стрелочка с выпадающим списком документов:

• Документы из раздела Файлы, привязанные к сделке
• Документы, сгенерированные в виджете «Документы 2.0» от компании Генезис, привязанные к сделке.

Выберите сотрудника-подписанта со стороны юридического лица.

Вы можете выбрать текущего пользователя или, при наличии настройки, руководителя. ФИО выбранного сотрудника будет указано на штампе подписанного документа.

Подписант со стороны юридического лица только один и подписывает документ первым.

Выберите подписантов-клиентов.

Вы можете выбрать клиента только из привязанных к сделке контактов и сохраненных номеров телефонов. Это может быть несколько клиентов, если эти документ должны подписать несколько физических лиц.

Выберите корректный номер телефона у привязанного контакта. Это должен быть активный номер телефона, который позволяет принимать СМС.
Опционально. Установите очередь подписания для клиентов.

Подписанты получают и подписывают документ последовательно — в порядке, который вы указали.

Нажмите кнопку «Отправить на подпись». В отдельном окне откроется интерфейс веб-окна сотрудника F.Doc.

Подпишите соглашение на электронное подписание с клиентом, нажав на кнопку «Получить согласие».
Соглашение с каждым клиентом подписывается только 1 раз. Получить согласие может любой сотрудник, не только подписант основного документа.

Сервис проверит наличие подписанного соглашения на электронное подписание у клиента по сочетанию ФИО и номера телефона.

Если у клиента отсутствует соглашение, F.Doc заблокирует отправку и предложит подписать соглашение электронно. Если у клиента поменяется ФИО или телефон, то подписать Соглашение нужно будет повторно.

Нажмите кнопку «Подтвердить и отправить». Клиенту будет отправлено СМС со ссылкой на документ.

Шаблоны - это документы, которые клиент может самостоятельно заполнить своими данными и подписать.

Шаблон можно использовать многократно для разных клиентов. При отправке клиент получает документ, в котором необходимо заполнить предусмотренные поля.

Создание и настройка шаблонов выполняется в Личном кабинете F.Doc. Подробнее о настройке шаблонов можно ознакомиться в отдельной инструкции.

После добавления шаблонов в Личном кабинете F.Doc они становятся доступны для отправки через виджет F.Doc в amoCRM.

Отправка шаблона клиенту на подписание

Чтобы отправить шаблон из amoCRM:

1. Откройте карточку сделки, из которой необходимо отправить документы клиенту.
2. Проверьте корректность данных клиента:

• ФИО должно быть заполнено полностью;
• номер телефона должен быть мобильным и доступным для получения СМС.

3.Перейдите в раздел F.Doc в карточке сделки.
4.Выберите юридическое лицо, от которого будет выполняться подписание.
5.Нажмите кнопку «Отправить документы на подпись».

Выбор шаблона

В окне отправки документов выберите необходимые файлы.
Если шаблоны настроены в Личном кабинете F.Doc, они будут доступны в списке документов для отправки.

Заполнение шаблона клиентом

После отправки клиент получает СМС со ссылкой на документ.

Клиент самостоятельно:

• открывает документ;
• заполняет необходимые данные;
• подписывает документ.

Если в комплект документов входит шаблон, согласие на электронное подписание будет запрошено автоматически.

Важные особенности работы с шаблонами

• Один шаблон можно отправлять нескольким клиентам.
• Если в сделке несколько клиентов, шаблон заполняет только первый клиент, получивший документ.
• Если требуется отправлять шаблоны от разных юридических лиц, настройку шаблонов необходимо выполнить отдельно для каждого ЮЛ.
• Перед отправкой рекомендуется проверить корректность данных клиента в карточке сделки.

Использование шаблонов позволяет автоматизировать отправку типовых документов и получать заполненные клиентами формы без необходимости создавать отдельный документ вручную для каждого случая.

Список документов в карточке сделки и в карточке клиента.

Перейдите в карточку Клиента или Сделки.
Выберете юридическое лицо, документы по которому вы хотите просмотреть.

Откройте документы на просмотр в браузере:
● Чтобы открыть отдельный документ, нажмите на название пакета документов
● Чтобы открыть все связанные с этой карточкой документы, нажмите на кнопку «Открыть все»

Обновите статусы документов:
● Чтобы обновить статус отдельного документы, нажмите на иконку закругленной стрелки
● Чтобы обновить статус всех документов, поставьте галочку напротив «Пакеты» и нажмите кнопку «Обновить статус»

Нажмите на любое место строки, чтобы получить дополнительную информацию о документе.
Нажмите на номер сделки или имя клиента, чтобы перейти в связанную с документом карточку.